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职场如何提升沟通能力?

发布时间:2020年09月18日 08:59:16 来源:环球青藤 点击量:56

【摘要】在职场中少不了沟通——不管是主动还是被动,简明扼要地沟通能力在很大程度上可以提升团队间的协同效率。要掌握能简明扼要地沟通能力,则必然需要训练自己对信息的“总结概括”能力。那么今天青藤小编就来给大家说一说职场如何提升沟通能力。

第一步:收集信息

常规的信息收集的方式有检索、观察、调研、实验四种。

检索法,简单的理解就是我们所说的通过上网或资料库进行的搜索。这是我们最常使用的。比如要了解“新型冠状病毒的传播途径”,打开网页,在搜索框输入这几个关键字,点击查找,便可以看到一堆与之对应的信息和资料展显在电脑屏幕前,资讯报道、科普文章、文档资料、图片素材等各种形式都有。

观察法,即观察对应的对象并对其发生、发展的状态信息做记录统计的方法。该方法的使用根据涉及到的问题的必要性而决定。比如此次疫情中患者救治时,对患者的临床诊断就利用到了观察法,通过患者的机体反应来判断患者的症状严重程度。以及治疗之后的效果反馈方面的信息收集,都是观察法的应用。

调研法,是通过调查问卷进行的信息收集方式。这个方法在问题和调研对象明确的前提下使用效果最佳。举例来说,此次疫情中要寻找感染者的亲密接触者,逐个的询问确认就是使用了这个方法。同样的,关于治愈病例中的恢复情况,可以在一定周期内,随机抽取部分治愈者进行数据收集,以推测整体恢复状况。

实验法,一般的操作是通过控制变量来观察结果,并记录整个过程收集数据。这个方法用的较少,除了科研工作者外,在我们常规工作中用的不多。就这次防疫而言,研究病毒疫苗的医学科学家就在使用实验法,过程中记录的数据、图片、标本等都是搜集到的关于事件的信息。

第二步:识别信息

在收集到的纷繁复杂的信息中,快速的识别出哪些信息是观点、哪些是理由、哪些是事实,这是第二步要达成的核心目的。

先识别观点。观点,简单的理解是从一定的立场和角度出发,对某一事物或者问题所持有的看法。它作为个人的看法,是区别于客观事实存在的。

识别观点时,可通过一些关键词找寻,例如:因此、由此可得、因此可以断定、证明、告诉了我们……也可以通过特定的位置寻找,例如:文章的开头或者结尾、文段的开始句或结尾句;也可以通过对信息问一问“所以呢?”,如果这就是最后的答案,那么基本上可以断定这个信息就是观点了。

再识别理由。理由,其本质也是一个观点,是解释或者证明为什么该观点可以被认可、被信任。它一定与它所支持的观点相关联,并且力求支撑这一观点成立。

识别理由时,可通过一些关键词找寻,例如:由于、因为这个事实、有以下材料支撑、调研显示……也可以通过特定的位置寻找,例如:连续的段落首句或者尾句、段落内句子结构相同的句子/数据;也可以通过对信息问一问“为什么呢?”,如果问题的回复共同指向某个观点,那么基本上可以断定这个信息就是理由了。

最后整理事实。事实,即客观存在的物体与现象的真实情况,包括时间、地点、尺寸、颜色、重量等。事实一定是与某个观点或观点的理由相关联的,并且力求支撑该观点的成立或说明理由的真实。

识别事实时,可通过一些关键词找寻,例如:数字数据、表格数据、图表数据、趋势图数据……也可以通过特定的文件寻找,例如:年度计划、协议书、市场报告、协议书、社会热点;也可以通过套用句式来辨析,如:这件事是…、这个参数是…,如果套用后,可以客观清晰地描述一件事情,那么这个信息就属于事实了。

第三步:关联信息

即将第二步识别出来的观点、理由和事实三者之间的关系有机的关联起来。使结论有对应的理由做支持,使理由有对应的客观事实做支持。依此,便可客观清晰地梳理出表达内容的结构,为总结概括提供核心内容。

第四步:总结概括

这一步是信息表达前准备的最后一个环节,要想使得表达的最终目的——把事情讲清楚、听明白的达成,那么做出高质量地总结概括就是一种必然。

一个高质量的总结概括,首先需要符合明确、完整、简要、通顺,这四个标准。即总结概括的内容,能让别人一眼就明白表达的是什么,符合明确性;表达的内容不要有信息遗漏,尤其是支撑主旨的一级要点,以符合完整性;内容的用语要简洁、清晰、抓要点,争取做到言简意赅,符合简要性;语句在表达时要符合表述和接收的习惯,顺畅无违和感,符合通顺性。如此,才称得上一个高质量的总结概括。

“总结概括”能力训练的四个步骤:第一步:收集信息,把与事物、观点相关的信息尽可能的收集起来;第二步:识别信息,对收集到的信息中的结论、依据、事实进行辨识;第三步:关联信息,在辨识的基础上,按照一定规则建立内容结构;第四步:总结概括,对总结的质量做评价并以总结概括万能公式做表达。

通过对这四步的了解及练习,如果你是表达者,在组织内容表达时,便能最先抛出观点;如果你是听众,在听了别人的表达后,可以第一时间提炼出对方观点。这样便可在最大程度上避免繁琐低效的沟通导致的工作时间和精力的浪费。更多关于职场沟通的技巧方法、行业前景、新闻资讯等内容,小编会持续更新。

分享到: 编辑:郭茹

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