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职场表达技巧之商务沟通

发布时间:2020年09月18日 09:00:18 来源:环球青藤 点击量:60

【摘要】工作中,我们每天都要做各种沟通和汇报。不管是什么形式、什么渠道的沟通汇报,都是为了把信息全面、简明、有组织的传递给对方,从而提高效率、达成共识。简单来说就是把事情想清楚讲明白,让对方轻松理解并记忆深刻。讲话没有逻辑,思维混乱在职场初期都遇到这个情况。那么如何改善呢?今天青藤小编就来给大家说一说这个问题。

原则一:结论先行

在做商务沟通和汇报时,如果我们做了30页PPT,汇报到20页的时候,还没有让对方抓住你汇报沟通的主要观点,这就是一个失败的汇报。听众的注意力是有限的,在演讲汇报和商务沟通过程中,如果前5分钟不能吸引听众的注意力,听众的大脑极容易产生自我保护,这种保护的结果就是产生“懈怠”情绪。

吸引听众的注意力有很多种方法,有演讲的技巧,有图形化展示的技巧,其实听众最在意的是听到你的观点和结论,这是很有效率的的一种方法,不管听众是否赞同你的观点,都会吸引听众关注你的主要论据和方法。

“结论先行”做得最好的就是我们每年都会看到的政府工作报告。几万字的政府工作报告,每个要点部分都是“结论+分析”的模式来写。如果我没有时间全文阅读这份几万字的报告,我把每个段落的要点集中一起,能快速了解政府报告的精髓。这并不是我的归纳总结能力强,是报告文章采取的“结论先行”的方式,让我在阅读几万字的政府报告不费力,既可以快速通读浏览,又能根据自己的兴趣详细看某部分具体内容。

在商务汇报过程中的结论先行,推荐使用摘要法。摘要法适合于页数超过20页的PPT报告,可以在分析和论述开始前增加摘要页,汇总主要观点。比如商业计划书、IPO路演报告或上市公司年报报告,在最前面常常有Summary部分,主要介绍基本情况和核心结论。

原则二:自上而下

先抛结论,然后列出要点来支持自己的结论,再层层详细展开。

当你对要表达和沟通的问题已有主要思路,就差清晰地表达出来时,适合用自上而下法。比如,写年终总结时,基本知道自己要写的主题是什么,平时的成绩、遇到的问题、下一年的规划等也有个大概构思,此时,就可以采用自上而下法构建金字塔结构,条理清晰地表明自己的想法。

原则三:归组分类

当一件事清你去分类以后,它就变得特别得清晰、简单、准确,分类是生活、工作中无处不在的。家中物品的摆放,如果做好归类分组就会显得很舒服,使用时候找起来也很方便。我们的大脑有自动将某些具有共同特性的东西进行归类组合的能力。如果大脑对处理的信息,已经进行了归类分组,显得清晰明了,理解起来就比较容易。如果要处理的信息杂乱无章,大脑会自动进行信息解构分析,进行归类分组,但是会增加听众的大脑负担,不利于信息的理解。

分类要符合MECE原则,中文叫相互独立、完全穷尽。相互独立的意思是,互相之间不能有交叉,完全穷尽就是你在分类的时候不能有遗漏。只要符合这个标准,就是一个清晰的、准确的分类。

在实际运用中你只用不停问自己两个问题:

我是不是把所有的可能因素都考虑到了,有没有遗漏的?

这些因素之间有没有互相重叠的部分?

在运用MECE原则时,有两个数字要记住,数字3和数字7。有研究认为,人类大脑能一次性接受的信息分类的临界值是7条,突破7以后就会给记忆造成负担。3条最容易记住,我们在做工作汇报的时候,如果你列出的信息数量超过7条,就要考虑分类或压缩了。

原则四:逻辑递进

在完成归类分组之后,同一组内的信息表达也是有一定的逻辑顺序的。不知大家发现没有,同样一件事,表达的顺序不同,得出的结果和效果也完全不一样。表达的先后顺序非常重要。

常见逻辑递进的排序原则分为时间、空间、重要性和业务流程四种方式。排序原则要统一,即同一个层级采用同一种排序方式,不能采用多种排序方式。前两条用时间分,后两条用空间分就会产生交叉。

职场表达技巧之商务沟通小编就说到这了,综上所述,使用结构化思维的工作汇报具有以下优点:缩减完成同一项工作所需的时间,提升效率。增强解决问题、工作安排、成果汇报时的清晰度。使信息接受者更容易理解,降低信息传递中的失真。更多关于职场沟通的技巧方法、行业前景、新闻资讯等内容,小编会持续更新。

分享到: 编辑:郭茹

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