2013年4月自考“公文写作与处理”考点解析：13.2
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第二节 编目成卷工作
编目成卷工作，是指在组案卷的基础上，对卷内文件进行编目、装订、以及案卷的排列、编号等一系列工作。
(1)案卷的编目
案卷的编目，是指在卷内文件排列编号的基础上，填写卷内文件目录、备考表和案卷封皮等工作。
1)填写卷内文件目录。主要项目有：顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等。(表及详见P390)
2)填写卷内备考表。是用以注明卷内文件材料需要说明的情况的表格，以备案卷移交档案部门后管理人员和查档人员对此卷有一概括了解。
备考表置于案卷末尾，项目有：本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间等。案卷立好后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名。(表及详见P392)
3)填写案案封皮。是指用以保护卷内文件、标注案卷内容的卷皮，用牢固厚实的牛皮纸统一制作，使用毛笔正楷字填写，起醒目作用，并便于长期保存。
案卷封皮项目包括：全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管理期限、件数、页数、归档号等。(表及详见P394)
档号：封面档号由全宗号、目录号、案卷号组成。由档案部门填写。
全宗号是档案馆指定给立档单位的编号，在一个档案馆内全宗号不能重复;目录号是全宗内案卷所属目录的编号，在一个全宗内案卷目录不能重复;案卷号目录内案卷的顺序编号，在一个案卷目录内案卷号不能重复。
(2)案卷的装订与装盒
案卷的装订，是为了固定文件之间的排列顺序，保护文件不受损坏和防止散失，便于保管和利用。
案卷装订的要求：整齐、牢固，不影响阅读。
装订、装盒的案卷，应根据不同情况，区别对待。一般来说带底稿的文件为正卷，应装订。第二套卷，即重份文件卷，应装盒。对永久、长期保存的案卷应使用质量较好的卷皮装订。短期保存的案卷则可采用简易的卷皮装订。
“散装卷”的具体步骤和做法：
1.对本单位每年应该立卷归档的文件按照保管期限，划分为永久、长期、短期三个部分;同在一保管期限的文件中，按内容相近程度分为若干 类，拆除文件上的金属物，编页号、填写卷内目录。
2.使用软皮卷并用细线订住每份文件，内容紧密联系的相关文件订在一起，如正本与定稿、正件与附件、批复与请示、原件与批转件等。软卷皮封面印案卷封面项目，封二印卷内文件目录项目，封三印卷内备考表项目，填写要求与方法与硬卷皮相同。
3.将每份订好的文件装入卷盒。卷盒外形尺寸采用300mX200mm(长X宽)，其中根据需要分别设置30、40或50mm的规格。在盒盖翻口外中部要设置绳带，使盒盖能紧扣住卷盒。卷盒封面为空白面，卷盒脊背项目包括全宗号名称、目录号、年度、起止卷。
4.按照不同的保管期限对卷盒进行系统排列，编写档号、编制案目录。卷脊项目的填写方法同硬卷皮格式，其中起止号填“XX――XX卷”。
散装卷的优点：一是方便利用，便的保密。二是便于保护和管理文件。缺点是：容易把卷内文件弄乱或造成文件丢失。
(3)案卷排列与编号
案卷排列与编号，是指案卷经过编目装订以后，将一个年度、一个组织机构的案卷进行系统化排列、编号，以固定其顺序，使卷与卷之间保持一定的联系，系统地反映机关的工作活动。
1)案卷的排列。方法主要有：
1.将一个组织单位的案卷先按保管期限分开，即永久、长期、短期分别排列。
2.案卷排列可以在条款排列的基础上适当地进行调整，既保持案卷与案卷之间的联系，又要按重要程度、作者、名称、时间、地区等体现条理化和一定的规律。
3.上级机关、本机关、下级机关所组成的案卷，又可以按照其重要程度、问题、名称来进行排列。
4.一些特殊的案卷，也可采取特殊的排列方法。如纪检部门处分案卷、信访部信访案卷，可以采用按姓氏笔划，或地区排列的方法。
2)案卷的编号。为了最后固定案卷分类排列顺序的位置，并便于档案的统计、保管和查找利用，必须对所有的案卷进行编号。
案卷的编号：主要是指编案卷的顺序号，即案卷号。
具体编法是：将本机关一年所形成的案卷，依次按永久、长期、短期和副卷(重份卷)编制统一的案卷顺序号。
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