2013年4月自考“公文写作与处理”考点解析：12.4
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第四节 公文立卷的准备工作
公文立卷工作不能等到一年终了才开始动手，而应该在当年工作进行的过程中，随时为立卷做好必要准备：
一事先编制好立卷类目;二坚持做好平时归卷工作。
(1)预编立卷类目
立卷类目也称归卷类目、案卷类目。编制立卷类目，是指机关文书部门在一年的实际文件没有形成以前，根据本机关工作活动的规律，预测该年可能形成的文件，按照立卷的原则要求和方法，事先拟制出来的归卷条目。
立卷类目大体上可分两种：一种是综合的立卷类目，它是指编制一个综合的包括机关各个内部组织机构在内共同使用的立卷类目;另一种是分编的立卷类目，是指针对机关各个内部组织机构形成文件的不同特点而分别编制的立卷类目。
编制立卷类目由谁来负责进行?
一般地说，立卷类目应该由各机关文书处理部门会同秘书部门、机关档案室共同研究进行编制或者修订，并经机关秘书部门负责人最后审阅和定稿。
在编制立卷类目之前，应当注意和研究的几个问题： 4点。P374
立卷类目的结构主要由类名和条款两部分组成：
1.类名。即类别，是综合概括归卷文件材料的类属名称。
文件材料的类别划分有两种方法：
一是按工作性质分类，如组织类、宣传类、文教类等。
二是按组织机构分类，直接用各机关或部门的名称作类别名，如宣传部文件、组织部文件等。
2.条示。即条目，是类名之下按照立卷要求和方法概括出来的一组文件的总标题。
拟制条款应当注意两个问题：
A.应该按照立卷特征来拟制的关条款。
B.应当照顾到文件的不同保存价值。
条款的顺序号：又称文书处理号，或简称条款号。
编号的两种方法：
一种是按大流水编号，即把一本类目的条款统一编号排序;
另一种是采用分类流水编号，即分开类别，每类给一个代号。如第一类为“1-1”。
立卷类目的类别和条款的排列呈表格式，故也叫立卷类目表。
(2)平时归卷工作
平时的归卷工作：是指机关的公文立卷人员根据已编好的立卷类目，将已经处理完毕的文件，随时按类目上的有关条款归入卷内。
做好平时归卷工作的作用：
一是便于文书人员对办理完毕的文件材料，根据其来龙去脉及时进行收集整理，保证其完整、齐全，使之管理有条不紊，避平时文件分散、零乱，长期堆积和失密、泄密现象的发生，以充分发挥文书部门立卷的优越性。
二是便于机关、单位的办文部门随时利用，使承办人员乐于将办完文件及时清退给立卷人员，为年终整理归档文件材料打下良好的基础。
文件的平时归卷，主要有以下几个方面：5点。P378.
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