【摘要】分发Excel报告的一种好方法是将它们保存为PDF文件，然后再分发文件。收到您的PDF文件的人可以在其台式机和移动设备上阅读该文件，并且可以

分发Excel报告的一种好方法是将它们保存为PDF文件，然后再分发文件。

收到您的PDF文件的人可以在其台式机和移动设备上阅读该文件，并且可以轻松打印该文件。

唯一的限制是，在不使用第三方加载项的情况下，所有报告都必须位于同一工作簿中。

如何为PDF准备报告

要为PDF准备报告，请执行与将报告打印到打印机相同的步骤。也就是说，您将打印区域分配给要打印或另存为PDF的工作簿的所有区域。

要在工作表中分配第一个打印区域，请选择区域，然后选择“页面布局”，“页面设置”，“打印区域”，“设置打印区域”。

要在同一工作表中分配另一个打印区域，请选择该区域，然后选择“页面布局”，“页面设置”，“打印区域”，“添加到打印区域”。

接下来，通常要为要打印或保存为PDF的每个工作表分配相同的选项卡颜色。假设您要分配紫色选项卡作为“打印”选项卡。

为此，右键单击选项卡，选择“选项卡颜色”，然后在“标准颜色”区域中，选择紫色正方形。然后将相同的紫色分配给分配了“打印区域”的其他工作表的选项卡。

如果您有多个紫色的标签，并且将它们并排放置，它们将更容易使用。因此，如果您的紫色选项卡散布在工作簿的其他选项卡中，请单击并拖动紫色选项卡，使其并排放置。

此时，在打印报告或将其另存为PDF文件之前，保存工作簿是一个好主意。一会儿您就会明白为什么。

如何打印预览报告

在将报告打印或保存为PDF文件之前，最好先进行打印预览。为此，首先选择带有紫色选项卡的所有工作表。

为此，请单击最左侧的紫色选项卡，按住Shift键，然后单击最右侧的紫色选项卡。这样做后，请注意您的文档窗口的标题已从MyReport.xlsx – Microsoft Excel，更改为MyReport.xlsx [Group] – Microsoft Excel。

要打印预览报告，请选择“文件”，“打印”或按Ctrl + p，这将带您进入Excel Backstage视图的“打印”区域。屏幕的右侧将显示报告首页的打印预览。

您可以使用右侧的滚动条滚动查看报告图像的其他页面。您也可以单击打印预览图像，然后使用Page Down和Page Up键在报表图像中向下或向上滚动。

如果发现问题，请按Esc键返回到就绪模式。然后-这很重要-立即取消您对工作表的选择的分组。为此，选择任何非紫色选项卡。或者，如果所有选项卡均为紫色，请选择除活动选项卡以外的任何选项卡。

取消对工作表进行分组很重要的原因是，当您对一组工作表中的任何工作表进行更改时，您对组中的所有工作表都进行了相同的更改。如果您要这样做，可以节省很多时间。但是，如果那是您不想执行的操作，那么它确实会弄乱您的报告。

如果忘记对工作表进行分组，然后对其中之一进行更改，则有两种恢复方法。首先，如果您没有进行太多更改，则可以根据需要多次按Ctrl + z撤消所做的更改。或者，您可以简单地关闭工作簿而不保存它，然后再次打开它。

（这就是为什么我要求您在打印预览之前保存工作簿。）

如何将报告另存为PDF或打印它们

打印预览报告后，它们看起来还不错，是时候将其打印或保存为PDF了。

要打印它们，请选择“文件”，“打印”或再次按Ctrl + p，确保打印机设置正确，然后选择“打印”。

要将它们保存为PDF，请首先选择“文件”，“另存为”，然后在“另存为”对话框中，选择PDF（* .pdf）作为“保存类型”。完成后，“另存为”对话框将展开，以包括三个附加选项。

首先，您可以选择是将文件设置为标准大小还是在线发布的最小大小。您可能想尝试这些选项，以查看较小的尺寸是否通常适合您。

另存为PDF选项对话框其次，您可以选择“选项”按钮，这将启动此处显示的“选项”对话框，并显示其默认设置。

在此对话框中，最重要的选择是确保选择了活动工作表。否则，如果选择了“整个工作簿”，则将所有非报告工作表都包括在PDF中。

您还有三个选择：

文档属性。选中此复选框时，Excel将在文件中包含标题，主题，作者和类似信息。

文档结构标签以实现可访问性。默认情况下，此复选框处于选中状态，以便残疾人士可以更轻松地访问PDF文件。如果希望文件尽可能小，请清除此复选框。

符合ISO 19005-1（PDF / A）。 根据Wikipedia的说法，“ PDF / A是专用于电子文档数字保存的可移植文档格式（PDF）的ISO标准化版本。

“ PDF / A与PDF的不同之处在于，它禁止使用不适合长期归档的功能，例如字体链接（与字体嵌入相反）。

“ PDF / A文件查看器的ISO要求包括颜色管理准则，对嵌入式字体的支持以及用于读取嵌入式注释的用户界面。”

PDF / A设置还会禁用透明度和某些其他效果。禁用透明度后，以前是透明的对象可以在PDF中变为纯黑色。

仅当文件用于需要它的政府机构时，或者您需要该文件适合长期归档时，才选择此设置。但是您需要仔细检查已保存的PDF文件，以确保其可读性。

选择了要使用的设置后，选择“保存”。这样做时，Excel会将文件副本另存为PDF，但原始工作表仍在Excel中打开。

最后，这很重要，请确保在必要时取消工作表的分组。也就是说，如果选择了多个工作表，请单击未选择的工作表的选项卡。或者，如果都选择了它们，请单击未激活的工作表的选项卡。